Comment déclencher l'exécution d'une automatisation lorsqu'une tâche est terminée ?

Lorsque la tâche d'une offre ou d'un contact est marquée comme terminée, vous pouvez ajouter le contact associé à cette tâche à toute automatisation active de votre choix. Vous pouvez le faire si vous souhaitez ajouter un contact à une automatisation qui mettra à jour l'étape de l'offre ou lui enverra une série d'e-mails de suivi.

Il existe trois façons de déclencher l'exécution d'une automatisation lorsqu'une tâche est marquée comme terminée :

1. Avec le déclencheur d'automatisation « Tâche terminée »
2. Avec l'action d'automatisation « Ajouter une tâche »
3. À partir de l'enregistrement de l'offre ou du contact

Avec le déclencheur d'automatisation « Tâche terminée »

Cette option s'applique aux tâches relatives aux offres et aux contacts.

Le déclencheur d'automatisation « Tâche terminée » lance une automatisation lorsqu'une tâche d'une offre ou d'un contact est marquée comme terminée. Avec ce déclencheur, vous pouvez choisir l'option « Toutes les tâches terminées » pour lancer l'automatisation lorsqu'une tâche est terminée, ou l'option « Segmenter les tâches terminées » pour spécifier les tâches qui lanceront l'automatisation.

Pour ajouter et configurer ce déclencheur dans votre automatisation, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur « Automatisations » à gauche pour accéder à l'aperçu des automatisations.
2. Cliquez sur « Créer une automatisation ».
3. Cliquez sur « Démarrer à partir de zéro » puis « Continuer »
4. Sélectionnez le déclencheur « La tâche est terminée » dans la fenêtre modale Sélectionner un déclencheur.
5. Choisissez parmi les options ci-dessous les tâches terminées qui déclenchent cette automatisation :
   • « Toutes les tâches terminées » - Cette option permet à toutes les tâches marquées comme terminées dans votre compte ActiveCampaign, Offre et Contact, de démarrer l'automatisation.
   • « Segmenter les tâches terminées » - Cette option vous permet de spécifier les tâches qui lanceront le constructeur de segments d'automatisation. L'étape suivante fournit plus d'informations.
     
     
     
     
6. Si vous choisissez « Segmenter les tâches terminées », le constructeur de segments apparaîtra. Cliquez dans le champ « Sélectionner une condition ». Ensuite, choisissez la ou les conditions pour spécifier les tâches terminées qui démarreront l'automatisation. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
   • Résultat de la tâche
   • La tâche se rapporte à un contact ou à une offre
   • Titre de la tâche
   • Type de tâche
     
     
     
     Vous pouvez spécifier plusieurs conditions en ciquant sur « Ajouter une autre condition » ou des groupes de segments en cliquant sur « Ajouter un nouveau segment » dans le déclencheur. Découvrez comment ajouter plusieurs conditions et créer des groupes de segments.
     
     
     
     
7. Ensuite, choisissez si le déclencheur sera   exécuté une ou plusieurs fois.
8. Cliquez sur « Enregistrer ».
9. Continuez à construire votre automatisation avec des actions en fonction du résultat souhaité. Une fois l'opération terminée, définissez votre automatisation sur « active ».

Pour vous aider à démarrer rapidement, voici quelques recettes d'automatisation des déclencheurs « La tâche est terminée ».

Avec l'action d'automatisation « Ajouter une tâche »

Cette option s'applique uniquement aux tâches d'offre.

L'action « Ajouter une tâche » permet de créer une nouvelle tâche pour une offre. Cette action vous permet de définir le nom de la tâche, de rédiger une description, de sélectionner le type de tâche, de fixer une date d'échéance, de choisir dans quelle offre la tâche sera ajoutée et dans quel pipeline elle doit se trouver.

En outre, vous avez la possibilité de déclencher l'exécution de toute automatisation active lorsque la tâche est marquée comme terminée.

Chaque fois qu'un contact atteint l'étape « Ajouter une action » dans votre automatisation, une nouvelle tâche sera créée pour son offre. Ils seront ensuite ajoutés à l'automatisation sélectionnée dans l'action « Ajouter une tâche » lorsque la tâche sera marquée comme terminée.

Pour ajouter et configurer cette action dans votre automatisation, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur « Automations » pour accéder à la page de présentation des automatisationsd.
2. Cliquez sur « Edit » pour l'automatisation avec laquelle vous souhaitez travailler.
3. Le constructeur d'automatisations va ouvrir. Cliquez sur l'option CRM située dans le menu Actions de droite.
4. Cliquez et faites glisser l'action « Ajouter une tâche » et déposez-la à l'endroit souhaité dans l'automatisation.
5. Complétez les informations suivantes situées dans la fenêtre modale « Ajouter une tâche » :
   • Tapez le titre de la tâche
   • Saisissez une description de la tâche
   • Sélectionnez un type de tâche (Appel, E-mail, Déjeuner, Réunion)
   • Sélectionnez une date d'échéance
   • Sélectionnez l'offre à laquelle la tâche sera ajoutée
   • Sélectionnez le pipeline auquel l'offre est associée. Vous pouvez également choisir « N'importe quel » pipeline si les offres de plus d'un pipeline seront affectées par cette automatisation
   • Cliquez sur le menu déroulant « Start » pour sélectionner l'automatisation à laquelle vous souhaitez ajouter le contact une fois que la tâche est marquée comme terminée
   • Cliquez sur le menu déroulant « Quand » pour sélectionner « La tâche est terminée ».
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

À partir de l'enregistrement de l'offre ou du contact

Cette option s'applique aux tâches relatives aux offres et aux contacts.

Vous pouvez choisir d'ajouter un contact à une automatisation lorsqu'une tâche est marquée comme terminée. Cette opération s'effectue dans la fenêtre modale « Ajouter une tâche » située sur la page de détails d'une offre ou dans la section des tâches d'un enregistrement de contact. 

Vous pouvez utiliser cette option pour ajouter des contacts à une automatisation au cas par cas. 

Cliquez ci-dessous pour apprendre comment ajouter un contact à une automatisation une fois qu'une tâche a été accomplie à partir d'un enregistrement d'offre ou de contact :