Comment importer des offres ?

Vous pouvez utiliser l'outil d'importation pour importer des offres ouvertes à partir d'un fichier CSV dans votre compte ActiveCampaign. Vous pouvez le faire si vous utilisiez un CRM différent auparavant et souhaitez utiliser la fonction CRM d'ActiveCampaign.

Prenez note

• Les administrateurs de compte ont accès à cette fonction. Tous les autres groupes d'utilisateurs doivent avoir l'autorisation de pour utiliser cette fonction
• L'outil d'importation ne fonctionne qu'avec des fichiers CSV
• La taille maximale des fichiers d'importation est de 100 Mo
• Les champs personnalisés des pipelines, des étapes et des offres doivent être configurés dans ActiveCampaign avant l'importation
• Les propriétaires de l'offre (utilisateurs du compte ActiveCampaign) doivent être créés dans ActiveCampaign avant l'importation
• Toutes les offres seront importées dans ActiveCampaign et auront un statut "ouvert".
• Les offres qui n'ont pas une valeur définie se verront attribuer une valeur par défaut de 100 $ à l'importation
• Il n'est pas possible d'importer plusieurs contacts vers une seule offre lors d'une importation
• Il est impossible de créer un rôle de contact pour l'offre lors d'une importation. Pour créer un rôle de contact pour une offre, vous devez utiliser l'API

Exigences relatives au fichier CSV d'importation

Votre fichier CSV devra contenir les éléments suivants :

• Pipeline
  Le nom doit correspondre exactement à un pipeline existant dans votre compte ActiveCampaign. Chaque pipeline devrait avoir un nom unique.
• étape
  Le nom doit correspondre exactement à une étape existante dans votre compte ActiveCampaign. Les étapes des différents pipelines peuvent porter le même nom.
• Titre de l'offre
  Chaque offre doit avoir un titre dans votre fichier. S'il n'y a pas de titre de l'offre, une erreur se produira.
• Propriétaire de l'offre (adresse e-mail ou nom d'utilisateur ActiveCampaign)
  Chaque offre dans votre fichier doit avoir un propriétaire d'offre défini. Le propriétaire d'une offre est un utilisateur de compte ActiveCampaign. Vous pouvez utiliser le nom d'utilisateur ou l'adresse e-mail du compte ActiveCampagin du propriétaire de l'offre.
• ID de l'offre (facultatif)
  Si vous souhaitez mettre à jour les offres de votre compte pendant l'importation, votre fichier CSV doit contenir une colonne pour les ID d'offre. Pour localiser l'ID de vos offres,  exportez d'abord vos  offres. Le fichier d'exportation contiendra l'ID de chaque offre. 
• Contact (adresse e-mail ou ID de contact ActiveCampaign) ou Compte (Nom ou ID de compte ActiveCampaign)
  Chaque offre dans votre fichier doit être associée à un contact ou un compte.
  • Si vous utilisez Contact :
    Vous devez utiliser soit une adresse e-mail unique ou un ID de contact ActiveCampaign dans votre fichier. L'importateur recherchera les correspondances exactes de l'adresse e-mail ou du ID du contact. Si une correspondance exacte est trouvée, le contact dans ActiveCampaign sera mis à jour avec les informations dans votre fichier. Un nouvel enregistrement de profil de contact sera créé s'il n'y a pas de correspondance exacte pour une adresse e-mail. Il y aura une erreur d'importation s'il n'y a pas de correspondance exacte pour un ID de contact.
  • Si vous utilisez Account :
    Vous devez utiliser soit un nom de compte ou un ID de compte ActiveCampaign dans votre fichier. L'importateur recherchera les correspondances exactes du nom du compte ou de l'ID du compte. Si une correspondance exacte est trouvée pour l'un ou l'autre, le compte dans ActiveCampaign sera mis à jour avec les informations de votre dossier. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour le nom du compte, un nouveau compte sera créé dans ActiveCampaign. Il y aura une erreur d'importation s'il n'y a pas de correspondance exacte pour l'ID du compte.
    
    

    Il est impossible d'attribuer un propriétaire de compte pendant le processus d'importation des offres. Si votre fichier CSV contient une colonne « Comptes », nous affecterons tous les comptes de votre fichier au propriétaire du compte par défaut. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter le site "Comment attribuer la propriété des comptes."

• Assurez-vous que les valeurs de vos champs ne contiennent aucun saut de ligne. Cela peut entraîner l'échec de l'importation
• Les champs de date doivent suivre ce format : AAAA-MM-JJ
• Les valeurs multiples d'un champ doivent être séparées par une (des) virgule(s) : Option 1, Option 2

Comment importer des offres dans votre compte ActiveCampaign

1. Cliquez sur offres dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur "Importer des offres".
3. Un modal "Importer les offres" apparaîtra. Cliquez sur le bouton « Sélectionner un fichier »  .
4. Cliquez sur le fichier CSV que vous souhaitez importer. Le fichier sera téléchargé vers l'importateur.
5. Ensuite, vous devrez faire correspondre les colonnes de votre fichier aux champs d'ActiveCampaign.
   • Nous allons essayer d'adapter automatiquement les champs en fonction des en-têtes contenus dans votre fichier
   • La colonne "Valeurs du champ" à droite vous montrera un aperçu des valeurs du champ
   • Pour mapper des champs,  cliquez sur chaque liste déroulante de noms de champs ActiveCampaign  pour les mapper à une colonne de votre fichier. Vous ne pouvez faire correspondre qu'une seule colonne à un seul champ
   • Notez que si vous ne mappez pas "Valeur de l'offre", l'offre aura une valeur par défaut de 100 $ lors de l'importation
6. En cliquant sur le menu "Options avancées", vous pouvez :
   • Utiliser les valeurs par défaut pour les champs obligatoires laissés vides
     Si vous ne fournissez pas de valeur pour les champs obligatoires dans votre fichier, ou si vous n'appliquez pas l'option de valeur par défaut, l'enregistrement sera ignoré par l'importateur
   • Autoriser les champs vides à écraser les données existantes
     Par défaut, cette option est désactivée Off. Cela signifie que les données existantes dans votre compte ActiveCampaign ne seront pas écrasées par des valeurs vides dans votre fichier CSV. Si vous souhaitez écraser des données existantes avec des champs vides de votre fichier, cliquez sur le bouton basculant pour le mettre en position "On".
   • Sélectionnez un pipeline par défaut
     Toutes les offres qui n'ont pas de pipeline listé dans votre CSV seront ajoutées à ce pipeline par défaut. Pour utiliser cette option, cliquez sur le menu déroulant "Pipeline" et cliquez sur le pipeline que vous souhaitez utiliser par défaut.
   • Sélectionnez une étape par défaut pour les offres pour lesquelles une étape n'est pas définie dans votre fichier CSV
     Toutes les offres qui n'ont pas d'étape dans votre CSV seront ajoutées à cette étape par défaut. Pour utiliser cette option, cliquez sur le menu déroulant "Étape" et cliquez sur l'étape que vous souhaitez utiliser par défaut.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Importer".

Le fichier commencera à être importé dans votre compte ActiveCampaign. Vous pouvez fermer ou quitter la page pendant l'importation.

Voir les résultats de l'importation des offres

La page État des importations énumère toutes les importations d'offres et de comptes que vous avez effectuées sur votre compte. Notez que vous devez avoir l'autorisation d'importer des offres ou des comptes pour accéder à cette page.

Pour trouver la page de statut de l'importation :

1. Cliquez sur offres dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur "Statut d'importation/exportation".

Chaque offre et chaque compte d'importation contiendra les informations suivantes :

• Nom du fichier
• Date d'importation
• Importé par (liste du nom d'utilisateur du compte de la personne qui a effectué l'importation)
• Statut de l'importation (complet ou échoué)
• Type d'importation (offre ou compte)
• Nombre de lignes comportant des erreurs
• Fichier d'erreur à télécharger (disponible uniquement si les lignes comportent des erreurs)

Voir les erreurs d'importation des offres

S'il y a eu des erreurs lors de votre importation, nous afficherons le nombre de lignes de votre fichier qui ont eu une erreur. Nous vous fournirons également un fichier CSV contenant les erreurs que vous pourrez télécharger. Vous pouvez utiliser ce téléchargement pour en savoir plus sur les lignes qui n'ont pas été importées et pourquoi. Ces informations se trouvent sur la page Statut d'importation de votre compte ActiveCampaign.

Les messages d'erreur dans le fichier peuvent inclure :

• ID de compte 
  introuvable Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'ID de compte et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
• Contact ID non trouvé
  Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé le Contact ID et il n'y avait pas une correspondance exacte dans ActiveCampaign.
• ID de l'offre non trouvé
  Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'ID de l'offre et il n'y avait pas une correspondance exacte dans ActiveCampaign.
• e-mail du propriétaire de l'offre introuvable
  Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'e-mail du propriétaire de l'offre et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
• Nom d'utilisateur du propriétaire de l'offre non trouvé
  Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé le nom d'utilisateur du propriétaire de l'offre et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
• Le titre de l'offre n'a pas été fourni
  Cette erreur apparaît si votre fichier ne contient pas de titre pour une offre.
• Le champ 'e-mail' n'a pas été trouvé
  Cette erreur apparaît si vous avez mappé l'adresse e-mail d'un contact et que la ligne n'a pas contacté d'e-mail.